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采购政府办公家具需要把握哪些要点
编辑:中山市思进家具有限公司   时间:2018-10-27

《政府采购法》自2003年实施以来,政府办公家具一直为中央预算单位政府集中采购目录内产品。由于政府办公家具类采购有着采购人需求难以准确描述、评审过程较为复杂等特点,再加上办公家具的使用在办公环境中起到非常重要的作用,因此与其他货物类采购相比,办公家具采购具有相对独立的特性,值得研究和关注。


为了更好地为采购人服务,提高小额零星家具采购工作效率,自2007年开始,中直机关采购中心正式启动家具定点采购项目,至今已有9个年头。无论是从采购金额要求、分包情况,还是入围规则、评分标准制定,家具定点采购工作一直在创新。与此同时,针对达到公开招标限额、采购需求较为复杂、采购任务较重的项目,我们主动上门与采购人进行项目沟通,充分了解项目服务需求、存在困难等情况,确保项目的顺利推进。除此之外,2016年还完成了家具需求编制指南,结合家具采购情况,从专家和供应商处多方了解调研,详细列举各项技术指标及参数,有利于中直机关各单位需求编制更加科学合理。


政府办公家具采购的主要特点

1.采购需求多样,技术标准难以统一。

家具采购不同于货物类通用产品采购,区别大的就是,家具制作可以按照采购人的需求进行定制,不一样的采购人,不一样的使用场所,不一样的用途,导致每次家具采购项目都是一个独特的项目。同时,家具招标涉及的产品类型也很多,有办公室家具、会议室家具、教室家具、学员宿舍家具等,因此家具采购需求可以说是五花八门,每个项目的需求都各有特色。采购人提供的需求通常比较简单,只有产品名称、数量、尺寸,而对于材质、规格等决定产品价格的因素表述不够准确详细。比如采购一张办公桌,只说明桌子的大小和数量是远远不够的,桌子的材质,是木制、钢制、还是钢木结合的,桌子的结构,桌下是否设柜子、柜子是否带抽屉等,这些都是供应商报价的重要决定因素。每个采购项目的预算以及各部门的需求都不相同,因此在预算范围内整合明确采购需求,可以说是项目成功与否的关键。


2.评审标准比较抽象,难以体现产品质量。

大部分普通货物类产品都是在采购前就已经成型的产品,如计算机,每个型号的配置基本固定,产品内的各个配件也在市场有售,招标文件中可以直接要求各供应商提供市场已有的产品技术指标等情况,评比过程相对具有较好的可控性。而家具产品都是中标后才生产的产品,可以说是对未知虚化的产品进行评比,虽然可以要求各供应商提供已生产的家具产品相关技术指标情况,但是这些产品是否与招标产品相似,是否能够代表中标后仍然可以保证产品质量,都是值得商榷的,可以说中标结果带有一定偶然性。


3.供应商水平参差不齐,项目竞争性较差。

不同于计算机信息类产品等行业,家具制造属于传统行业,工作人员素质参差不齐,在以往家具采购项目中,出现过因供应商粗心大意,提交的投标文件未盖章签字,或是未提交必要的符合性审查文件等情况,造成基本的符合性审查无法通过,后期有可能导致不足三家而废标,许多项目得不到充分竞争,采购人很难买到真正物美价廉的产品。


做好政府办公家具类采购需把握的几点事项


1.编制精确的技术需求。

结合以往采购项目,制定家具产品技术标准。对于办公室、会议室等常规办公家具,结合以往采购项目需求,从专家和供应商处多方了解调研,从家具种类、材质等方面,详细列举各项技术指标及参数,例如按照结构材质、产品功能、环保指标要求等类型,分别列举各指标的种类,制定木质、钢制和钢木制类的办公桌、办公椅、文件柜等产品的技术编制指南。同时,从服务要求、成品验收方案、评分标准等方面,更加全面的对家具采购需求进行说明完善。可以说需求编制指南具有很大的指导作用,采购人可以根据指南,结合自身情况进行采购需求编制,为项目打下良好基础,提高采购效率。


2.做好充分的需求论证。

对于采购单位的新需求,根据需求编制指南进行整合,必要时,邀请家具行业内专业专家和采购单位一起反复论证,结合项目预算,做到真正能够把需要购买的产品详细描述出来,确保每款产品标准统一,如有必要,可以提供产品设计图或实物图片作为参考。虽然家具需求论证过程比较繁琐,耗费精力较多,但是在需求不明确的情况下,论证工作是非常有意义且必要的。


3.确定科学的评分标准。

初期评分标准中主观性评分项较多,评审专家的权力也相对较大,有时会导致专家打分比较随意,这种情况下,很难把真正优质的供应商挑选出来。随着政府采购发展日渐成熟,财政部要求日渐完善,家具采购项目评分标准的制定也日渐合理,现阶段的各评分项都必须量化、必须有据可循。


近年的家具评分标准包括商务、服务、产品质量和技术水平等方面,以产品质量和技术水平为例,包含了产品彩色图片及三视图、所投产品使用原辅材料及五金件情况等评分项,要求各供应商根据招标文件要求,对所投产品进行逐个响应,详细体现各厂家产品设计、选材等情况,除此之外,评分标准中还包括生产设备情况、产品生产过程质量控制措施、成品验收方案等评分项,将采购过程各环节的重要控制因素体现在评分标准中。确定中标供应商后,采购单位可以根据供应商的投标文件内容对产品质量和项目实施过程进行监督控制。


4.评审引入摆样环节。

将无形评审变为有形判断,将文字描述变为直观感受。为了更直观的检验各供应商对招标文件的理解程度,以及家具制作的水平和质量,我们引入了样品评审,也就是挑选技术文件中比较具有代表性的几件产品,要求供应商在规定时间内制作完成并递交到指定地点,需要注意的是所有样品不得有任何显示供应商名称等信息的标识。通常做法是在评审环节的符合性审查完成后,组织评审委员会成员对样品进行暗标评审,由专家按照评分标准要求,从样品的技术符合程度、选材、造型、工艺以及是否结实耐用等方面进行打分,摆样评审结束后,再回到商务、技术、服务等明标评审环节,随后结合价格得分确定供应商排名。


供应商拿出来的样品是掺不得半点假的,每个供应商对需求的理解,对项目的重视程度,家具制作的真实水平,都可以通过样品体现出来,做工优质的样品确实能够在这一环节脱颖而出,而在摆样评审中获得高分的供应商,往往在投标响应文件中也表现出色。考虑到供应商的投标成本,在采购单位同意的前提下,对不撤回样品的供应商给予一定补偿,通常是所有摆样样品总价算术平均值的60%。中标供应商的摆样样品将被封存,作为验收依据之一。


5.注重体现政策实施。

为了更好的体现实施财政部关于扶持中小企业和监狱企业、以及优先采购节能环保产品等政策,在采购文件中增加相应条款,将政策导向落到实处。比如在公开招标项目中,对于小微或监狱企业,对其产品价格给予6%的扣除,用扣除后的价格参与评审。在评分标准中,对投标产品为环保清单内的产品,给予适当加分,鼓励企业优先投报环保产品。在竞争性谈判项目中,因为没有评分标准,所以除了小微及监狱企业折扣外,对于环保产品,对其产品价格给予1%的扣除,用扣除后的价格参与评审。谈判项目的成交规则是,在实质性响应竞争性谈判文件要求的谈判供应商中,按报价由低到高向采购人推荐成交候选供应商。对于属于小微或监狱企业,且又投报了环保产品的供应商,价格折扣为他们提供了更多的成交机会。


6.提高采购信息化程度。

近年来,随着政府采购信息化的普及,投标成本已经大大降低,中心更是实现了从招投标文件制作到专家评审等全流程电子化。供应商只需在网上下载采购文件,使用投标客户端进行文件编制,再通过系统上传投标文件压缩包,不用再制作复杂的纸质文件,同时,利用电子签章,使因未签字盖章而造成无效投标的可能性大大减小。实现招投标全流程电子化后,投标成本几乎没有,家具厂家参与项目的积极性有很大提高,不管项目大小,投标人数量都维持在10家左右,与以往比增加了一倍。


对进一步做好家具产品政府采购工作的思考和建议


1.着力加强政府采购内控建设。

大部分普通货物类产品都是在采购前就已经成型的产品,家具则不同,同一款家具,可以由不同的生产厂家制造,几乎看不出差别。这样的特性决定家具项目的倾向性和排他性极小,不管是大厂家还是小作坊,每家供应商的中标概率基本一样,只要认真做好投标文件和样品,就有可能取得的胜利。


作为集中采购机构,为采购人提供更好的服务,使采购人能够买到物美价廉的产品,同时为供应商提供公平、公正、公开的竞争平台,是我们义不容辞的责任。着力加强政府采购内控建设,紧紧抓住需求和评分标准制定、开标及评审、信息公开等关键环节,严控各类采购项目实施过程中的风险。


2.积极推进家具项目绿色采购。

“十三五”规划建议提出,健全优先使用创新产品、绿色产品的政府采购政策。家具产品采购中,无论是产品及配件本身的环保指标,还是生产过程中的绿色环保做法,甚至是交付货物的环保检测,都可以建立涵盖环保、节能、节水、循环、低碳等内涵的绿色采购标准和制度体系。比如在2017年度家具定点采购项目,已经将油漆的要求统一为优质水性漆,替代了UV油漆。扩大家具采购绿色生产范围,优化采购管理机制,不断提高家具绿色采购规模。


3.将摆样作为必要的评审环节。

现阶段,对于需求复杂、采购任务较重的项目,摆样已成为必不可少的环节,通过摆样评审过程,能够挑选出做工精良、价格合理,并且态度认真的供应商,充分满足采购单位的使用需要,但是摆样程序较为繁琐,可以适当精简优化。对于预算金额不大或者采购产品技术需求比较简单的项目,将摆样评审变化为小样评审,也就是要求供应商提供部分所投产品使用原辅材料及五金件小样,例如板材、锁具、脚轮小样等,从小样品种、数量、质量等方面打分,这种做法既能够保证所投产品质量,又可以降低供应商的投标成本,同时优化了评审程序,提高了采购效率。

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